La gestione e il controllo del magazzino nei ristoranti ruota attorno all'esecuzione di inventari a cadenza regolare: a seconda dei casi possono essere attività giornaliere o settimanali nelle quali i responsabili del turno in cucina contano le diverse unità, quantità di prodotto e altri materiali necessari alla cucina, in modo da poter emettere ordini ai fornitori a seconda delle necessità.
Dai dati dell’inventario, anche il gestore o il proprietario possono trarre le loro conclusioni in caso di ammanchi o irregolarità rispetto alle previsioni di consumo oppure prevedere e programmare gli ordini futuri in base alla stagione e alle tendenze della clientela in un determinato periodo.
Oggi vedremo come la tecnologia possa supportare:
- Il controllo magazzino nei ristoranti
- Il miglioramento dell’operatività
- La riduzione dei costi
Controllo magazzino del ristorante
Ogni ristorante colloca le proprie scorte in luoghi specifici a seconda dell’uso e delle scadenze. Nel caso di più sedi o di catene, può capitare che il magazzino venga gestito centralmente o per punti vendita separati, con più o meno dettagli circa la collocazione specifica di merci, prodotti e ingredienti.
Solitamente un grande ristorante ha una gestione molto precisa delle proprie scorte e organizza molto dettagliatamente il magazzino, con un ordine predefinito e soprattutto tenendo traccia dei livelli di scorte per ciascuna sede e per singolo magazzino, se ne esiste più d’uno.
Per alcune tipologie di prodotti come gli ingredienti deperibili o con scadenze, il magazzino deve prevedere non solo un ordine di prodotto e di quantità, ma anche di lotti per evitare di sprecare il cibo o, ancor peggio, rischiare di servire prodotti scaduti.
Nella maggior parte dei casi, nella ristorazione vengono usati due sistemi separati: uno per gestire la sala con ordinazioni e pagamenti, l’altro per tenere sempre sotto controllo le scorte in magazzino.
Ma quando l’attività inizia a crescere o si apre un secondo ristorante, occorre implementare un sistema che integri operatività, gestione e controllo magazzino e contabilità in un'unica piattaforma per potere ottimizzare i tempi continuando a garantire la migliore qualità ai clienti.
Vediamo quali sono le funzioni delle più recenti tecnologie a servizio della ristorazione, in particolare per una gestione efficace delle scorte a magazzino.
Migliore controllo delle aree operative
Grazie ai report disponibili in ogni momento e aggiornati in tempo reale, i responsabili sanno sempre cosa accade nelle principali aree operative del ristorante, come viene gestito il magazzino, se le ricette sono rispettate, gli ordini effettuati o da fare e le operazioni di cassa. I dati e le statistiche sono una base molto solida per rafforzare la propria attività.
Riduzione dei costi nella ristorazione
È il cibo a rappresentare il costo principale di un ristorante, insieme al personale. Un sistema di calcolo delle differenze inventariali può aiutare a contenere e persino diminuire le spese destinate all'acquisto delle materie prime, grazie a un efficace previsione delle quantità da ordinare, riducendo gli sprechi e pianificando i costi anche a seconda delle stagionalità.
Non finisce qui, i benefici che possono derivare dall'uso di software gestionali per la ristorazione sono molti altri, vediamone qualcuno qui di seguito.
Analisi real-time
Sempre a proposito di food cost, una soluzione in grado di monitorare dati e statistiche in tempo reale consente di prevedere le variazioni dei costi delle materie prime ed eventualmente dei prezzi di vendita.
Capacità di prendere decisioni rapide
Per essere in grado di rispondere velocemente alle esigenze del mercato e alle variazioni dei prezzi, è fondamentale avere a disposizione dati reali aggiornati costantemente.
Aumento del fatturato
Le informazioni che derivano dal confronto dei preventivi di spesa con i costi effettivi sono preziosissime perché permettono di ottimizzare le procedure d’acquisto e le strategie di marketing del ristorante. Le piattaforme gestionali più evolute sfruttano i dati relativi a consumi e forniture per inviare notifiche con consigli sugli ordini ai fornitori, eliminando la possibilità di errori di previsione o dimenticanze da parte dei responsabili.
Previsione delle vendite future
Oltre a una più efficiente gestione del costo del cibo, i software per la ristorazione sono in grado di fornire previsioni sull'affluenza e migliorare di conseguenza l’operatività e il controllo del magazzino nel ristorante. Se in base allo storico dell’attività si prevede un picco di clienti, il responsabile può preparare la linea di cucina ed essere pronto a servire i piatti nel minor tempo possibile, aumentando così la produttività.
Migliori rapporti con i fornitori
Grazie ai dati a disposizione sulla piattaforma, il ristoratore può negoziare i prezzi delle forniture in base all'andamento del mercato e migliorare i rapporti con i fornitori evitando incomprensioni grazie agli ordini automatici.
La tecnologia non dovrebbe complicare la vita né tanto meno la gestione operativa di uno o più ristoranti. Anzi, dovrebbe permettere una maggiore flessibilità grazie all'automazione di molte attività quotidiane che attualmente vengono eseguite manualmente.
Lasciare che un software per la ristorazione vi sgravi da parte del lavoro vi consentirà di dedicare molta più attenzione ai clienti e migliorare il rendimento dell’attività.
Un’applicazione di back-office integrata nel gestionale del ristorante consente al titolare o al manager di analizzare le statistiche, le spese, ottimizzare i prezzi di vendita e migliorare i rapporti con personale, clienti e fornitori.
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