Guida pratica al calcolo dei costi nella ristorazione

Possedere e gestire un ristorante richiede competenze, qualità e passione che non sono certo comuni a tutti. Oltre alla creatività della cucina e alla strategia di marketing, occorrono anche capacità manageriali e amministrative non da poco.

In questo articolo proveremo a offrire una guida al calcolo dei costi nella ristorazione e prenderemo in esame:

• costi fissi
• costi variabili
• break even point

Come si calcolano i costi nella ristorazione?

I costi da analizzare si dividono in costi fissi e variabili. Per capire quando si è in grado di coprire le spese e iniziare a guadagnare con il proprio ristorante, va calcolato il break-even point.

Come in ogni attività commerciale, il controllo dei costi del ristorante o di una catena di ristoranti sta alla base di una gestione efficiente e redditizia.

Nelle prossime righe analizzeremo i seguenti aspetti:

• costi fissi
• costi variabili
• break even point

Con l’aumento dei volumi il controllo manuale diventa sempre più difficile, soprattutto per i grandi ristoranti e le catene. L’uso di software di back office diventa indispensabile per tenere sotto controllo il magazzino, i movimenti di denaro, i dipendenti e avere la garanzia che tutto proceda nella direzione di un’impresa virtuosa.

Vediamo ora quali sono i costi da calcolare, come farlo e quali sono gli elementi da monitorare per provare a ridurre i costi e incrementare il fatturato del ristorante.

Costi fissi

I costi che vengono definiti fissi sono quelli che non variano in relazione alle vendite. Un esempio classico di costi fissi è l’affitto dei locali che, infatti, nella maggior parte dei casi, non varia di mese in mese, né in base alla quantità di coperti serviti.

Tasse varie relative all'immobile, polizze assicurative e svalutazioni annuali dell’attrezzatura sono tutti da considerarsi costi fissi.

I costi del personale sono nella maggior parte dei casi fissi, parliamo di staff del ristorante le cui retribuzioni non variano e la cui durata è stabilita dal contratto stipulato con il dipendente. Inclusi nel computo, ovviamente, camerieri, cassieri, cuochi, manager o responsabili di sala e personale amministrativo.

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Anche nel caso in cui le pulizie siano gestite da un’impresa esterna, il pagamento dei servizi è da considerare come costo fisso. L’eventuale personale stagionale o assunto a seguito di un improvviso incremento dell’attività non rientra invece nei costi fissi.

Sotto un certo aspetto, anche le bollette di energia e gas possono essere incluse nel calcolo dei costi nella ristorazione. A prescindere dai piatti serviti, infatti, le spese minime per l’elettricità e il riscaldamento sono a tutti gli effetti dei costi fissi. 

All'interno della categoria dei costi fissi, possiamo individuare quelli controllabili e non controllabili.

• Un costo controllabile può essere modificato in breve tempo: ad esempio quello dell’impresa di pulizie, seppur fisso, se si verifica una rinegoziazione del contratto o una riduzione dei servizi erogati può diminuire anche da un mese all'altro. Lo stesso discorso vale per le spese di pubblicità, qualora si decida di investire più o meno budget rispetto a quanto preventivato.
• I costi fissi non controllabili sono invece quelli che non possono essere modificati nel breve periodo dal titolare o dal manager del ristorante. L’esempio più calzante è l’affitto dei locali.

Costi variabili

I costi variabili sono quelli direttamente collegati all'andamento delle vendite. In ambito ristorativo, ad esempio, il consumo di tovagliolini varia in base ad un incremento o a una diminuzione dei piatti serviti. Ma non solo, i costi variabili includono il cibo (food cost), le bevande e i costi del personale non fisso.

I costi variabili sono controllabili: possono essere acquistati ingredienti meno costosi, le porzioni servite possono essere modificate e i dipendenti a chiamata possono lavorare meno ore.

Un altro metodo efficace per aumentare l’efficienza, ridurre gli sprechi e controllare gli ammanchi è l’adozione di tecnologie gestionali per il ristorante, semplici da usare ma con un’immensa capacità di supportare le attività amministrative (e non solo) di tutti i giorni.

Calcolo del break even point

L’unico modo per recuperare i costi, va da sé, è vendere.

Quando l’incasso equivale ai costi del cibo, del personale e delle spese generali, si raggiunge il punto di pareggio.

Il break even point (BEP) rappresenta in pratica la risposta alle domande più pressanti per un ristoratore: quanto devo vendere per coprire le spese e quando inizierò a guadagnare davvero? 

Ecco quali sono gli elementi necessari per conoscere la risposta:

• numero medio di coperti mensili
• spesa media per cliente
• totale dei costi fissi
• percentuale dei costi variabili

Facciamo un esempio.

Poniamo il caso che un ristorante serva in media 50 coperti al giorno e che sia aperto 6 giorni alla settimana, con un mese di ferie all'anno. Il conto medio, sempre ipotetico pagato dai clienti è di €20 a testa.

I costi fissi ammontano a 10.000 Euro e quelli variabili sono circa il 30%.

Vediamo il calcolo:

50 coperti al giorno moltiplicati x 26 giorni al mese = 1300 coperti/mese

moltiplicati x €20 di conto medio = €26.000

i coperti annui sono 1300 da moltiplicare x 11 = 14.300

che moltiplicati x i 20€ a testa corrispondono a = €286.000

A questo punto non resta che calcolare i volumi di vendita minimi a garantire la copertura delle spese di gestione del ristorante.

Per il break even point si applica la formula seguente: 

BEP = costi fissi diviso % dei profitti moltiplicato per 100

nel caso del nostro esempio:
€10.000 diviso 70 x 100 = 

€14.285,71

Questo è l’importo da realizzare per raggiungere l’obiettivo minimo di break even point.

Quanti coperti sono necessari?

È presto detto: €14.285,71 diviso €20 = 714,29 coperti

Perché è importante? Qualora il ristorante abbia bisogno di manutenzione straordinaria, di una campagna pubblicitaria o di una nuova assunzione, occorre sempre considerare quanto tempo (e quanti clienti) servirebbero ad ammortizzare la spesa.

Un investimento consigliatissimo, sia perché facilita la gestione e il calcolo dei costi nella ristorazione, sia perché offre una tale quantità di dati da analizzare con estrema facilità da consentire un notevole incremento della produttività, è certamente un software di back-office che supporti i titolari di ristoranti nella stima delle spese, nella decisione dei prezzi di vendita e nella contrattazione con i fornitori.

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