Il successo in ambito ristorativo passa anche attraverso l’acquisizione di un’ottima capacità gestionale del proprietario. Uno degli obiettivi principali per aumentare il fatturato è certamente la riduzione dei costi operativi. Da dove cominciare? Il costo delle materie prime è senza dubbio uno dei primi elementi da esaminare per raggiungere l’efficienza e incrementare la produttività del ristorante.
In questo articolo parleremo delle 4 fasi da ottimizzare per il controllo del food cost:
- acquisti
- produzione
- vendita
- analisi
I 4 passaggi chiave per il controllo del food cost
Il controllo dei costi delle materie prime richiede l’analisi dell’intero cost cycle che inizia con l’ordine ai fornitori e termina con l’analisi dei report dell’attività.
È fin troppo ottimistico pensare di potere eseguire un’analisi attenta e accurata senza il supporto di strumenti tecnologici per la gestione del ristorante che possono davvero facilitare il lavoro quotidiano e contemporaneamente fornire indicazioni preziose per migliorare la produttività del ristorante.
Entriamo ora nel dettaglio delle 4 fasi del cost cycle da monitorare costantemente per raggiungere l’obiettivo di riduzione dei costi.
Acquisti di materie prime e prodotti
In questa fase un software per la gestione del ristorante può esservi utile per calcolare sia le quantità che il momento giusto per acquistare una materia prima. Questi programmi infatti sono in grado di recepire le impostazioni di livelli di scorte minimi e inviare notifiche quando è necessario inviare l’ordine al fornitore. Non solo, in alcuni casi è anche possibile definire l’automatizzazione delle comunicazioni ai fornitori sulla base dei dati previsionali che il sistema calcola grazie allo storico dei dati. Ovviamente in tal caso è necessario assegnare ruoli e autorizzazioni ai responsabili per verificare che gli acquisti siano effettivamente necessari e lo stoccaggio delle forniture sia poi eseguito correttamente.
In questa fase è fondamentale definire le giuste quantità minime e massime da avere a disposizione a magazzino. Se da un lato non è piacevole finire le scorte e dovere rivedere il menù, scontentando la clientela, dall'altro nemmeno eccedere e ritrovarsi a fare i conti con merce in scadenza è proprio di una gestione efficiente.
L’affidabilità degli applicativi dipende sempre dalle impostazioni e dalla quantità di dati storici sui quali può basare il calcolo: è lecito aspettarsi precisione e accuratezza dopo circa un anno di utilizzo.
Una volta ricevuta la merce dal fornitore, è opportuno usare lo stesso sistema anche per aggiornare l’inventario: ogni voce dell’ordine dovrà corrispondere a quella riportata sul documento di consegna e ovviamente alle quantità di materie prime stoccate in magazzino.
Produzione: preparazione dei piatti
Le tecnologie alla base dei gestionali per la ristorazione consentono di tradurre, per così dire, il quantitativo ricevuto dal fornitore e registrato in magazzino in numero di piatti che possono essere serviti.
Per evitare sprechi, l’ottimizzazione della preparazione delle ricette è un passaggio molto importante e consente di raggiungere l’obiettivo del controllo del food cost.
Grazie alla previsione dell’affluenza per ciascun ristorante (se parte di una catena, ad esempio), sarà possibile preparare la linea in anticipo, accelerando notevolmente il servizio.
I software possono inviare suggerimenti sui prodotti che devono essere scongelati per fare in modo che siano pronti al momento giusto, ma anche notifiche di eventuali ammanchi o anomalie.
Ogni segnalazione deve essere approfondita per indagarne le cause, in modo da potere individuare le eventuali responsabilità e non lasciare nulla al caso.
Determinare il prezzo di vendita
L’uso di un software gestionale è consigliato per calcolare il prezzo esatto di ciascun piatto sul menù in base alla ricetta inserita a sistema e al costo delle materie prime inventariate in precedenza.
Non c’è spazio per l’interpretazione, ogni cucchiaio di farina, petto di pollo o mezzo bicchiere di latte sarà opportunamente conteggiato nel calcolo, basato su cifre e dati reali.
Analisi e reportistica
Uno dei maggiori vantaggi che derivano dall’uso di programmi, oltre allo stretto controllo del food cost, è la quantità di dati a disposizione per potere analizzare l’andamento della propria attività, renderla più efficiente e di conseguenza remunerativa.
La possibilità di configurare le funzioni di reportistica in base alle proprie esigenze rende ancora più potente le attività a disposizione di chi sceglie di adottare un software per gestire il proprio ristorante.
Quelle che seguono sono alcune delle statistiche che possono essere studiate, suddivise per le diverse fasi di cui abbiamo parlato nel corso dell’articolo.
Acquisti
- Controllo del magazzino
- Report dell’inventario
- Verifica delle voci in fattura
- Analisi dell’andamento dei prezzi
- Registro degli ordini
- Registro degli acquisti suddiviso per fornitori
- Disponibilità materie prime e prodotti in magazzino
- Suggerimento sugli ordini da effettuare
- Controllo differenze inventariali
- Gestione del database e dei rapporti con i fornitori
Preparazione
- Controllo dell’uso degli ingredienti
- Impostazione delle ricette
- Report dei coperti serviti in tot tempo
- Calcolo dei costi per singolo piatto
- Storico delle preparazioni
- Controllo dei costi
- Report delle differenze inventariali
- Storico degli sprechi
- Suggerimento sulla linea di cucina in base alle previsioni di affluenza e consumi
Vendita
- Calcolo real time delle statistiche di vendita
- Analisi costi operativi
- Calcolo dei prezzi di vendita
- Report delle vendite per menù/piatto
- Report delle vendite per periodo di tempo
- Monitoraggio transazioni e pagamenti elettronici
Il controllo dei costi in un’attività ristorativa può essere eseguito anche manualmente, ma nell'analisi del rapporto investimento / benefici, sicuramente un sistema gestionale può rivelarsi la scelta più adatta per chi desidera fare un passo avanti e migliorare la redditività del singolo punto vendita o della catena.
Dalla gestione degli ordini al controllo del magazzino, dalla definizione delle ricette al monitoraggio degli ingredienti usati, fino alle previsioni di affluenza per anticipare le necessità di contattare i fornitori o la preparazione dei piatti.
Per scoprire di più sul calcolo costo del piatto e sulle diverse soluzioni a disposizione della tua attività e le funzioni più adatte a migliorare efficienza e produzione, richiedi una consulenza gratuita!
