La redditività di un ristorante e il successo nello sviluppo di una catena di locali passano attraverso un calcolo corretto del food cost. Conoscere i costi (anche nascosti) dei piatti che vengono proposti ai clienti permette di gestire in modo efficace la marginalità che deriva proprio da questi calcoli. L’ottimizzazione delle altre spese che si vanno a sommare, come quelle per la lavanderia, gli imballi per take-away, per le pulizie e le utenze, che non rientrano nel food cost ma nei costi di struttura, consentirà poi di ottenere un effettivo guadagno.
Scopri nell'articolo di oggi come calcolare in modo corretto il costo del food e il supporto della tecnologia a questa operazione delicata e determinante.
Cosa comprende il controllo del food cost?
Innanzitutto, occorre fare una distinzione tra costo teorico e consuntivo:
- il costo teorico è quello normalmente utilizzato per elaborare il pricing del piatto e comprende la distinta base, con ingredienti e grammature del singolo piatto; si tratta di un calcolo teorico perché non tiene conto del normale flusso operativo del locale, per questo può essere deciso a livello di catena e rivalutato a valle di analisi per singolo locale
- a consuntivo viene poi calcolato l’effettivo costo di un piatto venduto ai clienti, tenendo conto dei dati del cosiddetto waste: rotture, cibo deteriorato o scaduto ed eventuale sovrapproduzione
Per calcolare in modo corretto ed efficiente la marginalità dei piatti e proporli al prezzo giusto per il mercato che tenga conto, allo stesso tempo, della sostenibilità per il ristorante, occorre dunque prevedere anche i costi per la differenza inventariale.
Facciamo alcuni esempi pratici
Se viene rotta una bottiglia d’olio, il suo costo inserito nel sistema gestionale verrà spalmato su tutti i prodotti che contengono olio. Lo stesso discorso si potrebbe fare in caso dovesse cadere una scatola di uova. Ma non è questa l’unica situazione anomala di cui tenere conto. Un’altra specifica importante è la differenza tra inventario teorico e inventario reale.
Se il ristorante, ponendo sempre un caso ipotetico, acquista 100 kg di patate, man mano che vende i piatti che le contengono, il software di magazzino ne scaricherà un quantitativo teorico, ad esempio di 50 kg, in base alle porzioni standard definite dalla catena.
Eppure, potrebbe accadere di ritrovarsi con un inventario reale di 40 kg e quella differenza di 10 kg andrà a finire nei costi dei piatti che contengono quell'ingrediente.
Perché mancano quei 10 kg?
È piuttosto normale che da un punto vendita all'altro vi siano differenze di questo tipo perché, a meno che i processi siano estremamente standardizzati, ogni persona fa le porzioni alla sua maniera.
Cosa si può fare per calcolare in modo corretto il food cost?
Un sistema di gestione del back-office efficace permette di valutare il costo medio di acquisto e generare il prezzo suggerito per i suoi componenti; su questa base sarà poi compito del manager o della direzione della catena quello di definire il mark-up, il prezzo minimo di vendita e quello che sarà proposto a menù.
Anche quando i prezzi dei piatti sono definiti a livello di catena, a consuntivo è necessario eseguire delle valutazioni accurate per singolo locale.
Grazie alla lettura dei dati di venduto e consumo e delle giacenze di magazzino, il sistema sarà poi in grado di generare una proposta d’acquisto che tenga conto dei minimi d’ordine dei fornitori e delle date di consegna, da controllare e confermare da parte del responsabile del punto vendita.
L’efficienza è raggiunta nel momento in cui l’intelligenza del software riesce a garantire le scorte al minimo, senza eccedenze né mancanze, in modo da non avere scarti né clienti delusi per l’assenza del piatto preferito. Ma non è tutto, perché con una gestione di questo tipo si possono ricevere suggerimenti sulle promozioni da attivare per orientare il consumo dei clienti verso un determinato prodotto oppure, sulla base dello storico delle attività, il sistema considera le eventuali festività per prevedere i possibili picchi, preparando automaticamente l’ordine ai fornitori e l’ingresso merci.
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Il risultato è una gestione puntuale del teorico, con il magazzino e l’inventario ottimizzati per essere il più possibile vicini alle esigenze dei singoli punti vendita.
I vantaggi per le catene di ristoranti e non solo
Il beneficio che deriva dall'introduzione di un gestionale per il back-office e il magazzino si concretizza soprattutto nelle catene di ristoranti. Tuttavia, se il business plan prevede l’apertura di un singolo locale per poi replicare, ad esempio, con un nuovo punto vendita ogni 12 mesi, è consigliabile valutare da subito l’investimento in un software di questo tipo, per analizzare i dati, creare delle best practice e standardizzarle il prima possibile.
Se gestisci o possiedi un ristorante, saprai bene quanto sia più semplice avviare processi efficaci rispetto a dovere intervenire per correggere dei comportamenti poco efficienti.
A livello di sede centrale, può essere effettuato un confronto tra punti vendita: grazie all'analisi degli acquisti, alla possibilità di impostare degli alert se in uno specifico locale si verifica un consumo eccessivo di un materiale rispetto agli alti locali affini (all'interno di un centro commerciale oppure vicini a una stazione, ad esempio).
L’obiettivo della standardizzazione dei processi è raggiungibile nel momento in cui si è in grado di correggere e proporre le best practice dei punti vendita virtuosi a tutti gli altri, magari invitando lo staff ad assumere un ruolo formativo, sia nel caso di nuove aperture che per ottimizzazioni in corso d’opera.
Maggiore efficienza delle preparazioni in cucina
Grazie all’analisi del food cost e al calcolo del rendimento dei piatti, per orientare i consumi dei clienti, si possono attivare comunicazioni in-store, modifiche dei prezzi, cambi di menù, togliendo i piatti che non generano margine, persino assegnare lo staff in base alle aree in cui registra le maggiori performance.
Il manager ha l’opportunità di leggere i dati, calcolare in modo intelligente le preparazioni e dare le direttive per non sprecare né fare attendere troppo a lungo la clientela.
Come abbiamo anticipato nelle prime righe dell’articolo, la marginalità per piatto viene calcolata in base al costo e al venduto, ma a questi dati vanno aggiunti i costi di struttura, che compongono il conto economico del ristorante, l’efficienza di produzione e della gestione degli ordini.
La suite Aloha e in particolare la funzione NBO (NCR back-office), è gestita in cloud, quindi i dati consolidati possono essere letti anche a livello di sede centrale, analizzando le diverse gerarchie: per provincia, per area, per nazione, per piatto e così via.
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