Tra le normali attività di gestione quotidiana, le insegne e i singoli punti vendita della grande distribuzione investono molto tempo nel controllo degli importi. Purtroppo, ancora oggi sono frequenti situazioni in cui gli ammanchi di cassa, piccoli o grandi che siano, compromettono o rallentano il normale esercizio delle procedure di contabilità.
Nell'articolo di oggi approfondiamo il problema, fornendo soluzioni utili per prevenire questa condizione.
Uno degli ostacoli che si incontrano durante le normali operazioni di conteggio dell’incasso è la verifica dell’ammanco.
Una situazione spiacevole che, oltre a intensificare ed aumentare le procedure di controllo, influisce sulla redditività e sul lavoro quotidiano delle risorse interne.
Continua a leggere questo articolo per scoprire i consigli per evitare gli ammanchi di cassa e ottimizzare i controlli. Puoi passare subito all'argomento di tue interesse cliccando la voce dalla tabella dei contenuti.
Le ragioni sono da ricercarsi proprio nell'iter delle operazioni giornaliere:
Viste le differenti dinamiche che possono portare a effettivi ammanchi di cassa, è facile concludere che situazioni di questo tipo risultino difficili da debellare.
È importante specificare che, all'interno dei punti vendita, è impossibile che non emergano mai situazioni meritevoli di controllo e le misure atte a verificare il normale adempimento di procedure e le eventuali responsabilità delle risorse fanno parte delle attività all'ordine del giorno.
Fatta questa doverosa premessa, è opportuno chiarire che ci sono situazioni facilmente evitabili introducendo sistemi all'avanguardia che assicurino una gestione sicura del denaro contante e prevenire le perdite sull'incasso.
Scopriamo di cosa si tratta!
Tra le soluzioni emerge il Cash Tender Module (CTM), uno strumento innovativo che, amministrando quotidianamente il denaro fisico all'interno dei punti vendita, si rivela un supporto valido per la gestione e per il controllo dell’allineamento contabile.
Nel video viene illustrato il funzionamento del CTM integrato in una cassa automatica:
Il CTM si presenta come una vera e propria cassa self con la quale procedere in completa autonomia al pagamento dei prodotti, attraverso l’inserimento di denaro contante. Il processo di acquisto si rivela semplice e intuitivo grazie alla struttura del modulo dotato di scomparti per l’inserimento del denaro.
È importante sottolineare che il Cash Tender Module è una soluzione che può sostituire la gestione manuale del pagamento in contanti, in grado di supportare i clienti nella finalizzazione dell’acquisto in modo completamente autonomo.
Al termine degli acquisti, il cliente si dirige alla postazione del cassiere dove, diversamente dalle normali casse, troverà il modulo CTM. Una volta elaborato l’importo totale della spesa dal cassiere, il display del CTM mostrerà il prezzo totale.
Il cliente, quindi, procede al pagamento inserendo nelle apposite fessure il denaro; una volta verificato l’importo e processato il pagamento la macchina eroga il resto (se) dovuto.
In primo luogo, i Cash Tender Module garantiscono una gestione del denaro sicura ed efficiente che riduce la possibilità di errore umano dovuto al conteggio e ai passaggi di consegna del cambio turno.
Da un punto di vista operativo, contribuiscono a smaltire il flusso della clientela, soprattutto durante gli orari di massima affluenza.
Inoltre, permettendo di custodire e blindare al proprio interno il denaro, la macchina agevola le operazioni di rimozione e conteggio del fondo cassa, una procedura gestibile settimanalmente grazie ai cassetti di nuova generazione.
Soprattutto dopo la pandemia, la possibilità di azzerare i contatti tra operatori in cassa e clienti attraverso lo scambio di contanti è fondamentale per incrementare il livello di sicurezza di tutti.
La risoluzione dell'Agenzia delle Entrate numero 54/E del 2010 ha risposto a un quesito posto da imprese associate ALFA che operano nel settore della grande distribuzione.
La nota precisa che:
"Le differenze di cassa sono le differenze tra i valori in cassa effettivamente disponibili e le corrispondenti rilevazioni contabili eseguite a monte dall’impresa.
Tali differenze, legate all’incasso dei corrispettivi e/o alla gestione dei valori di cassa da parte del personale addetto a tali funzioni, possono emergere:
(i) per effetto del raffronto eseguito al termine di ogni giornata tra l’ammontare complessivo dei corrispettivi registrati e l’ammontare complessivo del denaro e di altri valori incassati nel corso della medesima giornata
(ii) in occasione di controlli periodici eseguiti per verificare la consistenza del cosiddetto fondo di cassa, ossia l’insieme dei valori necessari a soddisfare il fabbisogno operativo di cassa per un certo numero di turni di servizio
(iii) in occasione del versamento in banca degli incassi rispetto a quanto è riscontrato all’atto della verifica fisica che è eseguita dalla banca che li riceve, oppure dai vettori incaricati del ritiro dei valori presso i punti di vendita"
E ancora, nella premessa della risoluzione 54/E 2010 leggiamo che:
"Le cause che possono determinare tali situazioni sono da ricondurre a:
(i) minimi arrotondamenti concessi dall’operatore in cassa, per mancanza di spiccioli, dopo l’emissione dello scontrino
(ii) errori commessi nel maneggiare o nel trasferire i valori in cassa (es.
resto dato in misura superiore al dovuto)(iii) errori compiuti nel registrare transazioni senza che l’operatore in
cassa se ne avveda (es. viene digitato uno scontrino con un importo
superiore)(iv) abusi compiuti dai dipendenti (es. piccoli furti)
Le anzidette differenze di cassa si manifestano solo a consuntivo, in occasione delle verifiche eseguite ai fini del controllo interno di gestione oppure di terzi, e non risulta in alcun modo possibile identificare, e di conseguenza documentare, le specifiche circostanze che volta per volta danno origine a ciascuna di esse. Sono, invece, documentabili le verifiche eseguite in occasione dei suindicati controlli che mettono in evidenza le differenze di cassa."
Infine, l'Agenzia delle Entrate aggiunge:
"Una volta documentato l’ammanco, la deducibilità dello stesso dal reddito d’impresa discenderà dalle comuni regole di esperienza, secondo cui ammanchi di modesto ammontare quotidiano non potranno che rappresentare oneri diversi di gestione fiscalmente rilevanti.
La determinazione dell’ammontare “modesto” andrà rapportata esclusivamente alla gestione quotidiana della cassa tenendo conto:
- della presenza di misure organizzative e di strumenti per il contenimento e la prevenzione delle cause di formazione delle differenze di cassa
- del trend delle differenze di cassa rilevate nel periodo oggetto di osservazione
- dell’emersione di differenze di cassa – per lo stesso periodo d’imposta – sia di segno negativo che positivo, ipoteticamente compensabili
- della limitata significatività delle differenze di cassa in rapporto al volume d’affari, alla consistenza del fondo cassa giornaliero o quello rilevato al momento in cui vengono effettuati i controlli, al numero e valore complessivo delle operazioni, al numero delle casse operanti e al numero degli operatori di cassa"
Nell'articolo di oggi abbiamo approfondito una delle sfide più sentite dai negozianti dei punti vendita della grande distribuzione organizzata: gli ammanchi di cassa.
Questa situazione fa riferimento a un disallineamento tra il denaro contabile tracciato e quello fisico presente in cassa e può essere causata per lo più da errori nel conteggio e nell'erogazione del contante.
Una soluzione a garanzia della corretta amministrazione degli incassi è l’introduzione dei Cash Tender Module (CTM), vere e proprie casse self che rendono automatiche le operazioni di pagamento.
Si tratta di validi alleati per la gestione quotidiana che permettono di:
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