Nel settore della ristorazione il rischio comprende anche l’eventualità dei furti da parte dei dipendenti. Il fatto che ad oggi non esistano statistiche relative al mercato italiano, purtroppo, non significa che tali situazioni non si verifichino.
Nelle righe che seguono proveremo ad indagare gli ambiti in cui si verificano attività dannose per il ristorante:
- Cibo, bevande & forniture in genere
- Punti cassa
- Back-office e contabilità
3 tipi di furti dei dipendenti nella ristorazione e come evitarli
I dati che emergono dai report a disposizione e che riguardano il mercato statunitense sono piuttosto sconfortanti: il 75% dei dipendenti in ambito ristorativo ha dichiarato di avere commesso un furto, seppur minimo, in almeno un’occasione (fonte: Camera di Commercio degli Stati Uniti d’America).
Secondo una ricerca della National Restaurant Association, i furti dei dipendenti americani rappresentano in media il 4% dei costi totali sostenuti nei ristoranti per il cibo.
Entriamo nel dettaglio degli ambiti in cui si possono verificare attività che creano un danno reale all’impresa.
Cibo, bevande & forniture in genere
La sottrazione di scorte dal magazzino, siano ingredienti, bevande o materiali di consumo, avviene più spesso di quanto si possa pensare e capita anche che ci siano accordi tra il personale e i fornitori.
Il furto più eclatante è sicuramente quello del cibo dagli scaffali, ma possono verificarsi delle vere e proprie macchinazioni ai danni del proprietario del ristorante nelle quali i fornitori consegnano deliberatamente meno materiale con la complicità di chi si occupa dell’inventario o del ricevimento degli ordini che si porta a casa la rimanente parte del carico.
Anche i piatti o le bevande offerte agli amici, il furto di utensili o il mancato rispetto delle quantità servite, seppur meno articolati, sono comunque comportamenti dannosi per i conti del ristoratore.
Occorre fare molta attenzione, dunque, ma se il titolare gestisce più ristoranti o non è sempre presente, come può fidarsi al 100% di chi lavora per lui?
Ecco alcune precauzioni da adottare per prevenire le frodi:
- eseguire regolarmente dei controlli di magazzino poco prima delle consegne programmate
- eseguire controlli a sorpresa
- verificare immediatamente le quantità consegnate rispetto agli ordini effettuati
- controllare cuochi e baristi per monitorare le dosi servite ai clienti
- definizione chiara di regolamenti interni e procedure, soprattutto in merito al consumo dei pasti per i dipendenti e alle pause
A supporto di queste buone abitudini, è consigliabile adottare dei sistemi tecnologici che supportino il manager e il proprietario del ristorante nella gestione corretta della loro impresa.
Costruire un ambiente di lavoro sereno facilita la comunicazione e aiuta a prevenire comportamenti disonesti, soprattutto perché i dipendenti, sentendosi coinvolti nella missione del ristorante di mantenere uno standard qualitativo alto senza dovere ricorrere all’aumento dei prezzi, faranno di tutto per evitare di fare crescere il costo del cibo. La conseguenza diretta dell’incremento dei prezzi o dei cambi di menù, infatti, è il calo dei volumi di clienti che si traduce in riduzioni del personale o delle ore di lavoro e qualsiasi dipendente vorrebbe evitare che accada.
Punti cassa
Le casse sono un luogo particolarmente critico quando si parla di furti dei dipendenti del ristorante. I pagamenti elettronici possono contribuire a limitare le perdite, senza dubbio, ma occorre implementare un sistema più strutturato per controllare che tutte le operazioni vengano eseguite in maniera corretta.
Oltre al caso di furto più comune che riguarda la sottrazione dei contanti dalla cassa, possono verificarsi operazioni che modificano i conti dei clienti ignari, ai danni del titolare. Solitamente gli allarmi scattano quando si nota un calo del profitto nonostante i volumi di clienti e di consumi siano rimasti invariati o qualche collaboratore onesto porta all’attenzione dei responsabili un episodio di cui è stato testimone.
Il passaggio a soluzioni tecnologiche per la gestione del ristorante aiuta a monitorare ogni tipo di operazione anomala e a garantire un controllo centralizzato da parte del titolare.
Tra i benefici che derivano dall’uso di questo tipo di software ricordiamo:
- possibilità di tracciare gli ordini e di assegnarli a chi li ha inseriti
- maggiore trasparenza nei pagamenti dei conti
- integrazione con i sistemi per il controllo del magazzino e di back-office
- verifica delle anomalie e rispetto dei processi autorizzativi
I sistemi POS, inoltre, possono essere collegati al cash tender module per una gestione più sicura ed efficace del denaro contante.
Back-office e contabilità
Le persone responsabili delle chiusure di cassa alla fine della giornata o della verifica dei conti hanno l’opportunità di manipolarli a loro favore praticamente ogni volta che vogliono. Passando a un livello di frode ancora più elaborato, si arriva alla falsificazione delle fatture o dei libri contabili. Stiamo parlando ovviamente di casi estremi, ma che possono accadere soprattutto quando (e accade sempre più spesso) il titolare non ha tempo per occuparsi di tutte le attività del ristorante.
Un piano di prevenzione delle frodi efficace dovrebbe includere un sistema combinato di tecnologia, reportistica e controllo da parte di responsabili fidati. Un double-check è sempre utile per scoprire eventuali differenze inventariali e ammanchi.
La diretta conseguenza derivante dall'adozione di sistemi tecnologici per il ristorante è anche la possibilità di ottimizzare i processi interni e renderli più efficienti, in modo da potere ridurre i costi, offrendo sempre un’esperienza eccellente ai propri clienti. Spesso infatti l’analisi di statistiche e KPI messi a disposizione dai software apre gli occhi ai manager rispetto a sprechi o costi inutili che possono essere ridotti o eliminati e prevedono i consumi in modo da potere organizzare in modo più efficace gli ordini ai fornitori.
Che riguardino il cibo o le forniture, il denaro o il back-office, abbiamo visto come e dove avvengano i furti dei dipendenti dei ristoranti, perché si verifichino e come si possano prevenire per evitare che compromettano la vostra attività.
Limitare il rischio è una sfida continua, ma avvalendosi dei giusti supporti tecnologici è possibile riuscirci e ottimizzare ogni altro processo all’interno del ristorante.
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